"שלב ההיערכות" או "השלב המקדמי" נועד לסייע לעיריות בהנחת התשתית התכנית, הארגונית והתקציבית לצורך עמידה בהתחיבויותיהן במסגרת אמנת האקלים. 
השלב המקדמי כלל את תתי השלבים הבאים:

  1. הקמת ועדת היגוי עירונית - בראשות ראש העירייה או מנכ"ל העירייה. תפקידיה של הועדה להוביל ולנהל את תהליך הכנת תכנית האב העירונית להפחתת זיהום אוויר ולהגנת אקלים (ראו "שלב התכנון"), וכן לפקח על התקדמותו ויישומו של תהליך זה. המלצת מטה פורום ה-15 הייתה להקים ועדת היגוי רחבה, המשלבת בתוכה את כלל הגורמים הרלבנטיים לתהליך מתוך העירייה וכן לשקול לשלב גורמים חיצוניים כגון נציגי ממשלה, נציגים מגופים ציבוריים, נציגים מארגוני סביבה וכן נציגי תושבים. כמו כן, מטה פורום ה-15 המליץ להקדים ולמנות רפרנט/מנהל מבין עובדי/מנהלי העירייה, לצורך ריכוז פעילותה של ועדת ההיגוי העירונית ולצורך ניהול וקידום שוטף של התהליך.
  2. סדנת הכשרה מרוכזת לועדת ההיגוי - לאחר החתימה על האמנה, במאי 2008 התקיימה סדנת הכשרה בת יומיים בנושא מיפוי, חישוב וצמצום פליטות גזי חממה ומזהמי אויר בערים. הסדנה יועדה לנציגי ועדות ההיגוי העירוניות, שהוקמו בכל עיר לצורך ניהול והובלת תהליך הכנת תכנית האב העירונית להפחתת זיהום אויר ולהגנת אקלים.
    הסדנה התקיימה בשיתוף ובהדרכת המרכז לקיימות מקומית (במרכז השל לקיימות) וארגון ICLEI, אשר שניים מנציגיו הגיעו לישראל לצורך ההכשרה. לעיון בחומרים שהוצגו במסגרת הסדנה לחצו כאן.
  3. אישור התקציב להכנת תכנית האב העירונית - מטה פורום ה-15 הגדיר מועד אחרון לאישור מסגרת התקציב עבור ההיערכות הפנים עירונית והן לעצם עריכת הסקר ותכנית האב העירונית. עוד הומלץ לעיריות להציג את החתימה על האמנה, את כניסת העירייה לתהליך זה ואת התקציב המוצע בפני מועצת העירייה, כדי לסמן את נקודת הזינוק של תהליך הפנים-עירוני ולבטא את התחייבות העירייה ומועצת העירייה להובלת שינוי משמעותי כולל בנושא זיהום האוויר והגנת האקלים.
  4. בחירת חברת ייעוץ/צוות ייעוץ מקצועי לתכנון והכנת התכנית - ועדת ההיגוי בכל עירייה בחרה בחברת ייעוץ או צוות יעוץ מקצועי, בעלי המומחיות הדרושה להכנת תכנית האב העירונית להפחתת זיהום אוויר ולהגנת אקלים. מטה ההיגוי והבקרה של פורום ה-15 הקים מאגר צוותי ייעוץ מרכזי, במטרה לסייע לעיריות לבצע את הבחירה וההתקשרות עם בעל המומחיות הדרושה לביצוע סקר הפליטות העירוני ולהכנת תכנית האב העירונית להפחתת זיהום אוויר ולהגנת אקלים, כנדרש במסגרת שלב התכנון במתווה יישום האמנה.
    ועדת המכרזים של פורום ה-15 והחברה למשק וכלכלה, אישרה אחד-עשר צוותי-ייעוץ אשר ענו על הדרישות המחמירות שנדרשו במסגרת ה- RFP שפורסם בנושא, שכללו מומחים מן השורה הראשונה ממגוון התחומים הנדרשים לצורך יישום הכנת סקרי פליטות תכנית האב עירונית, לרבות מומחים מתחום האנרגיה, תכנון ערים, תחבורה, בקבצים המצורפים ניתן לעיין בדרישות ה-RFP וברשימת אחד עשר הצוותים שאושרו במסגרתו.